Как провести веб-конференцию

[Carding 4 Carders]

Веб-конференции - отличный способ провести коммерческие встречи или представить новый продукт.

Если вам нужно запустить новый продукт, провести встречу с участниками в нескольких местах или провести обучение сотрудников вне офиса, проведение веб-конференции может быть лучшим решением.

По мере того, как компании росли и распространялись по стране и по всему миру, они видели растущую потребность в соединении сотрудников в различных местах для интерактивных встреч или учебных занятий, а также в общении за пределами компании с различными заинтересованными сторонами, клиентами и продавцы.

Веб-конференция может объединить людей так же эффективно, как и конференц-связь . Однако проведение веб-конференций делает доступным не только речь, но и широкий спектр возможностей общения. Они могут включать в себя мультимедиа, например слайды, видео и интерактивные функции, такие как немедленный ответ на онлайн-опросы, совместное использование экрана и сеансы вопросов и ответов в реальном времени. Знание того, как провести веб-конференцию, может помочь компании работать более эффективно и сэкономить деньги.

Веб-конференция - это виртуальная встреча, на которой люди в разных местах обмениваются информацией в реальном времени через Интернет или интрасеть компании. Это может быть встреча в зале заседаний, переносимая онлайн.

Это также может быть интерактивный семинар или презентация, распространяемая в Интернете и называемая вебинаром или веб-семинаром. Материал, представленный любым из этих двух способов, может быть записан и предоставлен более широкой аудитории в виде веб-трансляции.

Хотя компания может покупать оборудование и программное обеспечение и обучать персонал проведению веб-конференций внутри компании, менее затратным вариантом может быть использование услуг компании, предоставляющей услуги хостинга веб-конференций. Эти компании могут предоставить все, от внешних серверов до планирования встреч.
В этой статье мы более подробно рассмотрим, как организовать веб-конференцию - от технологий, необходимых для создания настоящей конференции. Мы также рассмотрим решения для организации конференций, которые могут упростить эту задачу. Вы также узнаете больше о стандартах безопасности, возможностях для индивидуальных предпринимателей и некоторых новейших доступных технологиях. Давайте сначала рассмотрим, почему вам следует подумать о проведении веб-конференции.

СОДЕРЖАНИЕ

1. Почему вам следует проводить веб-конференцию
2. Технология, необходимая для проведения веб-конференции
3. Использование организатора веб-конференции
4. Планирование веб-конференции
5. Стандарты веб-конференций для обеспечения конфиденциальности и безопасности
6. Параметры веб-конференций индивидуальных предпринимателей
7. Новые и развивающиеся технологии веб-конференций

Почему вам следует проводить веб-конференцию​

Веб-конференции позволяют архитекторам оставаться на связи с корпоративным офисом.

Вы можете спросить себя: «Зачем мне проводить веб-конференцию?» Существует множество причин для проведения веб-конференций, начиная с улучшения связи в реальном времени, повышения эффективности и снижения затрат.
Веб-конференции еще молоды. Только 30 процентов компаний, опрошенных Wainhouse Research, имеют какие-либо инициативы в области удаленной работы, из которых наиболее распространены веб-конференции. Но компании реализуют свой потенциал.

Например, Desire2Learn Inc., разработчик веб-систем обучения в Онтарио, обратилась к веб-конференциям, чтобы снизить затраты на предварительный отбор потенциальных клиентов в школах и колледжах США. Поездка продавца на Западное побережье может занять два дня и стоить 800 долларов - за часовую встречу, которая может закончиться без продажи.

Вместо того, чтобы улетать, торговые представители теперь сначала проводят веб-конференцию с потенциальным клиентом. Торговый представитель может показать слайд-презентацию PowerPoint, провести интерактивную демонстрацию программного обеспечения и предоставить клиентам удаленный доступ к компьютеру, чтобы они сами опробовали продукт.
Давайте рассмотрим несколько других примеров, чтобы показать, как веб-конференции могут работать эффективно:

1. Для обеспечения безопасности, совместной работы и визуализации - Tenix, австралийская технологическая компания и подрядчик по оборонным вопросам, использует веб-конференции для онлайн-встреч проектных групп между своим головным офисом в Мельбурне и инженерами на местах. Команда может безопасно встретиться для обсуждения конфиденциальных документов. Они также могут просматривать и редактировать сложные технические чертежи и планы.
2. Чтобы включить отсутствующих акционеров, Richardson Electronics, производитель радиочастотных и микроволновых устройств, объединяет свое годовое собрание акционеров с интерактивной веб-конференцией в режиме реального времени для тех, кто не может присутствовать лично. Онлайн-участники предоставляют свои имена, а также идентификационный номер собрания и код доступа для входа на собрание.
3. Чтобы получить информацию от всего региона одновременно - Комиссия по планированию на юго-западе Пенсильвании провела веб-конференцию регионального городского собрания, чтобы обсудить и получить отзывы от всех частей региона по поводу долгосрочного плана для этой области. Веб-участники выслушали предложения, просмотрели карты и планы и высказали свои отзывы в Интернете.
4. Для обеспечения обучения - Vicon Publishing Inc., издатель отраслевых публикаций для исследовательских лабораторий, предлагает несколько часовых веб-конференций в месяц, охватывающих все, от безопасности лабораторий до проектирования помещений для животных. Участники звонят по телефонной линии конференции и заходят на частный веб-сайт. За каждой презентацией со слайдами следует интерактивный период вопросов и ответов.

Веб-конференция также может быть полезна для предоставления потребителям и акционерам информации, которая им нужна во время запуска нового продукта, во время отзыва продукта или в то время, когда новости о компании необходимо объяснить или уточнить.
Несмотря на все потенциальные преимущества, проведение веб-конференции не должно быть трудным. Перейдите на следующую страницу, чтобы узнать больше о необходимой технологии.

Технология, необходимая для проведения веб-конференции​

Для веб-конференций может потребоваться веб-камера.

Давайте подробнее рассмотрим технологию, необходимую для проведения веб-видеоконференции. В основном провайдеру веб-конференций необходим компьютер с подключением к Интернету, веб-камера или цифровая видеокамера для видео в реальном времени, передача голоса по IP (VoIP) для передачи звука в реальном времени, программное обеспечение для координации встречи и достаточно места на сервере и пропускная способность для проведения конференции.

Технологию видеоконференцсвязи можно усложнить за счет надстроек, которые делают конференц-связь более удобной и интерактивной. Например, организатору видеоконференцсвязи могут потребоваться подготовленные слайды или потоковые видеопрезентации, а для этого потребуется программное обеспечение для создания презентаций, такое как Microsoft PowerPoint и Adobe Flash. Организатору могут потребоваться программы текстового чата и обмена мгновенными сообщениями для обработки сеанса вопросов и ответов с участниками в реальном времени. Или организатор может захотеть, чтобы участники могли участвовать, используя свои собственные веб-браузеры, а не специальное программное обеспечение.
Программы веб-конференц-связи объединяют веб-страницу и средства связи в Интернете для создания интерактивной среды встреч, где участники могут обмениваться документами в

Интернете и принимать активное участие в процессе принятия решений в режиме реального времени. Инструменты, объединенные в программу веб-конференций, включают:

• Разметка HTML, XML и ASP
• Скрипты Java
• Flash анимация
• Мгновенное сообщение
• Потоковое аудио и видео

Эти программы иногда взаимодействуют с существующими офисными коммуникационными приложениями компании, такими как электронная почта, календарь и обмен сообщениями. Это позволяет организатору веб-конференции автоматически извлекать такую информацию, как имена участников и адреса электронной почты, из существующих источников, таких как список контактов электронной почты, для приглашений на конференцию.

В зависимости от программы ведущие веб-конференции также могут:

1. Продемонстрируйте или поделитесь с участниками программными приложениями
2. Сделайте видимыми до 10 участников одновременно, каждый в своей области экрана в рамке.
3. Запишите веб-презентацию как подкаст для последующего просмотра в Интернете
4. Взаимодействуйте с участниками в чате, задавайте вопросы и отвечайте на вопросы или отвечайте на вопросы опроса.
5. Используйте доску в интерактивном режиме с участниками для построения диаграмм и обмена идеями
6. Используйте элементы управления звуком, чтобы отключить или включить участников, а также контролировать их уровень громкости.
7. Отправляйте приглашения и напоминания по электронной почте на веб-конференцию, записывайте регистрацию и фактическое участие, а также проводите опросы после конференции
8. Оценивайте участие аудитории с помощью индикаторов настроения

Различные поставщики предлагают программное обеспечение для веб-конференций, такое как Microsoft Live Meeting, Adobe Acrobat Connect, WebEx Event Center и другие. Но вместо того, чтобы просто продавать программное обеспечение для веб-конференций, чтобы компании могли использовать их сами, поставщики веб-конференций обычно объединяют это программное обеспечение с услугами хостинга, предоставляемыми за заранее установленную ежемесячную плату.
На следующей странице мы рассмотрим, как эти объединенные услуги могут упростить хостинг веб-конференций.

Использование организатора веб-конференции​

Услуги хостинга веб-конференций обеспечивают техническую поддержку в реальном времени.

Вы можете сами обработать все детали веб-конференции - от приглашений и предварительного планирования до мероприятия и последующих действий после конференции. Но использование организатора веб-конференции может упростить весь процесс.

Компании, которые выступают в качестве организаторов веб-конференций, специализируются на программном обеспечении и услугах, чтобы мероприятие прошло гладко. Помимо ноу-хау и технологий, организаторы веб-конференций также могут взять на себя часть работы, чтобы упростить вашу задачу.
На самом базовом уровне организаторы веб-конференций предоставляют вам необходимое пространство. У вас не может быть веб-конференции без серверного пространства и полосы пропускания для ее размещения. Вместо того, чтобы проводить веб-конференцию на сервере вашей компании, организатор веб-конференции позволяет вам и вашим участникам входить на свой сервер, используя ссылку и код доступа.

Многие организаторы веб-конференций также сокращают время и знания, необходимые для установки и обслуживания программного обеспечения для веб-конференций внутри компании. И вы, и участники можете воспользоваться такими функциями, как чат, обмен файлами, доска, простые опросы и обмен результатами, а также потоковое видео без какого-либо специального программного обеспечения. Однако вам может потребоваться загрузить программное обеспечение для интерактивных функций, таких как сложные опросы и удаленное управление рабочим столом участника.

Компании, проводящие веб-конференции, предоставляют обученный обслуживающий персонал, такой как менеджеры мероприятий, для обработки деталей регистрации и настройки, а также техническую поддержку в реальном времени, чтобы ответить на вопросы перед конференцией или решить любые технические проблемы во время конференции.

Компании, проводящие веб-конференции, различаются по цене программного обеспечения и услуг. Самые распространенные способы:

• Фиксированная ежемесячная подписка: ежемесячная плата покрывает услуги для любого количества веб-конференций, которое вам нужно провести за это время.
• Плата за лицензию на использование: единовременная или ежегодная плата плюс поминутная плата за каждую конференцию.
• Лицензия с общим местом: единовременная плата плюс плата за участника (место).
• Лицензия для именованного пользователя: Ежегодная плата плюс плата за инициатора конференции (именованного пользователя) в год.

Более крупные компании могут покупать несколько лицензий в зависимости от индивидуальной стоимости лицензии.

Если вы планируете использовать компанию, предоставляющую услуги хостинга веб-конференций, у вас есть десятки вариантов. Помимо стоимости и типа лицензии, есть еще несколько факторов, которые вы, возможно, захотите учесть при выборе:

1. Системные требования - большинство программного обеспечения для конференций разработано для операционной системы Windows.
2. Конкретные функции, которые вам нужны в программном обеспечении: планируете ли вы использовать доску? Чат? Интерактивные опросы? Запись встречи?
3. Конкретные услуги, которые вам нужны, например, менеджер мероприятий, который вам поможет
4. Простота использования как для установки любого необходимого программного обеспечения, так и для функций, которые вы будете использовать во время веб-конференции.
5. Безопасность с точки зрения доступности, шифрования на уровне системы и сертифицированной безопасности поставщика
6. Глубокий опыт и знания поставщика в области веб-конференций
7. Обслуживание клиентов, основанное на опыте других компаний

Ни одна конференция не будет успешной без надлежащего планирования. Фактически, вы, вероятно, обнаружите, что потратите больше времени на планирование, чем на саму конференцию. На следующей странице вы найдете дополнительную информацию о планировании успешной веб-конференции.

Планирование веб-конференции​

Проведение веб-конференции требует планирования.

Ни одна веб-конференция не пройдет гладко без надлежащего планирования. Планирование веб-конференции не должно быть сложным. Думайте о планировании веб-конференции как о планировании любой живой презентации - но с некоторыми технологическими соображениями.
Вероятно, первым шагом является осознание того, что вы не можете ждать до последней минуты, чтобы спланировать веб-конференцию. Тебе нужно начать рано. Например, вам нужно создать хостинговую компанию, если вы еще не используете ее для своих веб-конференций или управляете ими самостоятельно.

Хотя каждая веб-конференция различается, вот несколько шагов, которые помогут вам спланировать свою.

1. Определите, чего вы планируете достичь, и ограничьте себя тем, что можно охватить в отведенное время веб-конференции.
2. Свяжитесь с хостинговой компанией, если вы ее используете, чтобы назначить дату и время для веб-конференции, осветить основные детали (например, системные требования для компьютера, который вы будете использовать), а также получить ссылки и коды доступа для отправки на участников. Подумайте о том, чтобы запланировать дополнительные полчаса на случай, если конференция затянется.
3. Решите, кто должен присутствовать, и используйте программное обеспечение для конференц-связи, чтобы пригласить их. Включите ссылку и код доступа, которые им понадобятся для участия.
4. Составьте одностраничную повестку дня. Исходя из этого, соберите контент для встречи, включая электронные таблицы, презентации и документы. Создайте или назначьте кого-нибудь для подготовки материала для использования в программном обеспечении для конференц-связи. Предварительно протестируйте эти материалы.
5. Помните, что простое наблюдение за тем, как кто-то говорит, не удержит интерес участников. Держите его живым! Используйте доступные технологии, чтобы изменять активность с помощью видео или слайдов, интерактивного опроса, совместного использования приложений или доски.
6. Создайте хотя бы один слайд, который будет отображаться, когда участники войдут в систему, чтобы они знали, что находятся на нужной веб-конференции. Это может включать повестку дня или ресурсы, процитированные во время конференции.
7. Определите ожидания участников, сообщите им, как им следует подготовиться, и заранее отправьте им все необходимые материалы. Включите напоминание о ссылке и коде доступа.
8. Подготовьте онлайн-опрос, который вы можете попросить участников заполнить (или отправить им по электронной почте) после конференции, чтобы получить обратную связь.
9. Практикуйтесь достаточно, чтобы знать, как использовать инструменты модератора, чтобы отвечать на вопросы или позволять участникам показывать свои материалы группе.
10. Если возможно, проведите генеральную репетицию веб-конференции - или, по крайней мере, любых презентаций - за неделю до мероприятия и внесите необходимые изменения.
11. Попросите кого-нибудь из вашей компании выступить в качестве технической поддержки на месте во время веб-конференции, чтобы вы могли сосредоточиться на ее хостинге.
12. Придите как минимум на полчаса раньше, чтобы запустить программу для конференц-связи до начала встречи. Убедитесь, что соединения и контент работают правильно.
13. Запишите конференцию для тех, кто не может присутствовать.
14. После конференции отправьте участникам благодарственное письмо по электронной почте с просьбой заполнить анкету. Подсчитайте и используйте результаты опроса для улучшения будущих веб-конференций.

Безопасность - жизненно важный фактор при планировании веб-конференции. Вы хотите убедиться, что присутствуют только приглашенные, и вы хотите знать, что безопасность системы высока. Далее мы более внимательно рассмотрим вопросы безопасности, связанные с веб-конференциями.

Стандарты веб-конференций для обеспечения конфиденциальности и безопасности​

Глядя на организаторов веб-конференций, докладчики должны уделять особое внимание безопасности.

По мере роста использования веб-конференций как участвующие в ней компании, так и компании, предоставляющие программное обеспечение для веб-конференций и услуги хостинга, осознали необходимость стандартов веб-конференций для обеспечения конфиденциальности и безопасности.

Конфиденциальность веб-конференций защищает записи персонала, а также личную информацию и участие лиц, участвующих в конференции. Безопасность веб-конференций защищает информацию, которой компания или правительственное учреждение не желает делиться, поскольку это может повлиять на планы или прибыль компании или на национальную безопасность. Стандарты веб-конференций помогут защитить обе эти потребности.

Как и в случае любой другой деятельности с использованием Интернета, веб-конференция сопряжена с риском того, что хакеры и конкуренты компании могут прослушать конференцию или получить от нее информацию. Во время веб-конференции данные временно хранятся на общем интернет-сервере, принадлежащем либо самой компании, либо компании, предоставляющей услуги хостинга. Это время, когда данные становятся наиболее уязвимыми для кражи.

В качестве защиты большинство компаний, предоставляющих услуги хостинга веб-конференций, используют трехэтапный подход к защите данных во время веб-конференции:

1. Шифрование с использованием технологии Secure Socket Layer (SSL), чтобы сделать данные нечитаемыми для кого-либо, кроме предполагаемых получателей.
2. Непостоянный поток данных. Зашифрованные данные постоянно переключаются между хост-компьютером и компьютерами участников, а не хранятся на одном компьютере.
3. Контроль вторжений, который сканирует сеть на наличие неавторизованных пользователей и закрывает порт передачи, чтобы запретить им доступ.

Хотя каждая хостинговая компания имеет свою собственную архитектуру безопасности, все они соответствуют неформальным отраслевым стандартам. Стандарты Интернета, такие как стандарты безопасности веб-конференций, часто основываются на спецификациях, разработанных Инженерной группой Интернета (IETF). Производители, хостинговые компании и другие лица добровольно соглашаются со стандартами и следуют им.

Признавая необходимость, IETF учредила в 2003 году Централизованную рабочую группу по конференциям (XCON), чтобы рекомендовать стандарты для веб-конференций. XCON разрабатывает стандартизированный набор протоколов для мультимедийных конференций, где необходимы строгие требования к безопасности и авторизации. Хотя XCON все еще работает над этим, компании используют некоторые завершенные рекомендации в своей архитектуре безопасности. Вот почему вы можете встретить упоминание XCON в описаниях систем безопасности хостинговых компаний.

Как организатор веб-конференции вы можете принять меры, чтобы обеспечить надлежащую безопасность конференции. Вот что вы можете сделать:

1. Если вы используете размещенные службы, проверьте, как компания обеспечивает безопасность конференции, и убедитесь, что это соответствует вашим потребностям. Компании обычно предоставляют подробную информацию на своих веб-сайтах и могут ответить на ваши вопросы. Ищите соответствие стандартам IETF или XCON и сертификацию третьей стороной.
2. Отправляйте приглашения по защищенной электронной почте и только по тщательно подобранному списку. Если конференция включает конфиденциальную информацию, возможно, вы не захотите публиковать ее за пределами этой группы.
3. Просматривайте новых участников во время конференции. Следите за незваными участниками и прекращайте их доступ. Программное обеспечение для веб-конференций часто имеет такую возможность.
4. Решите, какая информация должна быть доступна каким участникам и в какой момент во время конференции. Доступ к конфиденциальной информации может потребоваться не каждому, и она может быть «на столе» только на короткое время.

Наконец, не переставайте думать о безопасности по окончании конференции. Например, убедитесь, что хостинговая компания удаляет конфиденциальные данные со своего сервера сразу после конференции. Ограничьте доступ к записанной конференции и, если вы предоставляете подкаст конференции, тщательно отредактируйте, чтобы удалить конфиденциальную информацию.
Затем давайте рассмотрим варианты веб-конференций, доступные для индивидуальных предпринимателей.

Параметры веб-конференций индивидуальных предпринимателей​

Индивидуальные предприниматели могут использовать услуги веб-конференций для связи с клиентами.

Если вы специализируетесь на продажах или работаете с клиентами по всей стране, вы можете быть одним из многих индивидуальных предпринимателей, которые рассматривают варианты проведения веб-конференций. Отсутствие необходимости совершать поездку из Сан-Франциско в Питтсбург для встречи с клиентом может сэкономить вам много времени и денег. Но достаточно ли недорогие варианты веб-конференций, чтобы их стоило рассмотреть?

Ответ может быть «Да». В то время как индивидуальные предприниматели и малые предприятия могут быть не в состоянии позволить себе некоторые из обширных предложений от веб-хостинговых компаний, доступно менее дорогое программное обеспечение и услуги для веб-конференций для малого бизнеса.

Для проведения простой веб-конференции с небольшим количеством участников много не нужно. Если у вас есть компьютер с подключением к Интернету, веб-камера, телефон или передача голоса по IP (VoIP) для передачи звука в реальном времени, а также программное обеспечение для координации встречи, все готово.

Давайте подробнее рассмотрим несколько решений, размещаемых в Интернете, которые предназначены для частных лиц и малых предприятий.
Adobe Acrobat Connect может предоставить вам личную онлайн-комнату для совещаний менее чем за 40 долларов в месяц или 400 долларов в год. Услуга включает в себя неограниченные онлайн-встречи в любое время до 15 участников. Возможности включают совместное использование экрана, интерактивную доску, чат, аудио и видео, а также несколько уровней безопасности. В отличие от некоторых сервисов, это работает с Mac OS X.

GotoMeeting.com от Citrix Systems позволяет организовывать и проводить неограниченное количество онлайн-встреч с участием до 15 участников за 50 долларов в месяц или 460 долларов в год. В стоимость входит запуск собрания из электронной почты и программ обмена мгновенными сообщениями, совместное использование экрана, инструменты рисования экрана, чат, отчеты о посещаемости, совместное использование приложений, запись и воспроизведение собраний на рабочем столе, а также усовершенствованная архитектура защищенной связи.

IBM предлагает недорогое решение с Lotus Sametime Unyte Plus. Он включает в себя совместное использование экрана, указатель и аннотацию, планирование сеанса одним щелчком мыши, удаленную помощь и шифрование SSL (Secure Socket Layer). Цены варьируются в зависимости от количества участников от 30 долларов в год для ведущего и одного зрителя до 100 долларов в год для ведущего плюс четыре зрителя и 450 долларов в год для ведущего и до 24 зрителей.
Новые технологии открывают новые направления и расширяют возможности для веб-конференций. Далее посмотрим, что впереди.

Новые и развивающиеся технологии веб-конференций​

Телефоны VoIP (передача голоса по Интернет-протоколу) все чаще используются для веб-конференций.

Веб-конференция изменила способ ведения бизнеса компаниями, а с появлением новых и развивающихся технологий веб-конференций впереди могут быть еще большие перемены. Двумя из этих дополнений к технологии веб-конференций являются аудиосвязь VoIP и конференц-связь высокой четкости.

VoIP или протокол передачи голоса через Интернет - это развивающаяся технология веб-конференций. VoIP преобразует аналоговые аудиосигналы в цифровые данные, которые можно передавать через Интернет. Первоначально веб-конференции полагались на телефонные линии для соединения участников и их проведения, чтобы они могли взаимодействовать в режиме реального времени. Однако сейчас некоторые компании используют VoIP, так что аудиосвязь осуществляется просто между компьютерами и без телефонов.

Помимо программного обеспечения VoIP, все, что вам нужно для звука между компьютером, - это микрофон, динамики, звуковая карта и быстрое подключение к Интернету.
HD-конференц-связь - это новая технология веб-конференц-связи, которая может быть не для всех. HD относится к «высокой четкости», как в HDTV. HD обеспечивает изображение с более резким разрешением из-за увеличения количества строк прогрессивной развертки на экране. Обычно HD относится к 720 строкам прогрессивной развертки или лучше по экрану за 60 секунд.

Применительно к веб-конференциям HD обеспечивает более четкое и резкое изображение для конференции. Но на данный момент у технологии есть свои ограничения. Во-первых, вам нужна веб-камера с возможностями HD, которые на данный момент ограничены несколькими, включая Logitech Quickcam. Кроме того, HD требует гораздо большей пропускной способности, чем стандартная видеоконференцсвязь, что ограничивает ее использование в Интернете.

Но компании, занимающиеся веб-конференциями, изучают эту технологию. Например, программное обеспечение для электронных / популярных видео и веб-конференций от WiredRed Software может включать веб-камеру HD. По мере развития технологии HD, веб-конференции могут стать для нее более подходящим вариантом.